< Insights

Visão Unificada e o paradaxo da autonomia

  • Uncategorized

Os estudos mostram que para ter uma equipe de alta performance é preciso dar para ela, pelo menos, três coisas: autonomia, maestria e propósito. E quando temos um pequeno número de vezes, otimizar um desempenho individual já é suficiente para otimizar o resultado global.

Porém, quando temos um número grande de equipes, já não basta otimizar as equipes individuais. O gestor agora precisa balancear uma quantidade grande de demandas existentes com a capacidade de seus times. Mas, se cada time tem autonomia para definir o seu próprio processo e métricas de acompanhamento, como o gestor irá compará-las para otimizar o resultado global? E como gerir as interdependências entre times?

Aquilo que é essencial para uma alta performance individual acaba dificultando uma alta performance global. Este é o paradoxo da autonomia.

Definindo capacidade e demanda

Se o trabalho do gestor é balancear capacidade com a demanda de times com diferentes processos e métricas, a pergunta que se faz naturalmente é: conseguimos métricas para capacidade e demanda independente das diferenças entre os times?

Nossa proposta de uniformizar o processo de mensuração de orçamento e tempo de uma demanda é algo de baixo impacto na autonomia dos times, e de grande valor para a otimização global. 

Seja utilizando story points, pontos de função, estimativa em horas, ou T-shirt sizing, se todas as equipes utilizarem o mesmo critério para avaliar o tamanho de uma demanda, resolvemos esta parte da equação. 

Tipicamente, as demandas são elementos muito grandes. Quebrá-la em funcionalidades a serem entregues é um processo natural para aumentar a precisão das estimativas de tamanho das demandas. É algo que comumente fazemos.

Com as demandas tendo uma métrica unificada de tamanho, a capacidade de cada time pode ser medida diretamente observando quanto tempo e custo ele leva para terminar uma funcionalidade, independente do processo que utilize. 

Figura 2: Aqui precisamos de uma figura que mostrando a definição de capacidade e demanda

Idealmente, se ela fizer referência à figura do paradoxo da autonomia seria sensacional

Visão unificada do portfólio

Com uma capacidade e demanda unificadas, você pode construir dashboards de todos os seus times e demandas para compará-los e fazer a sua gestão de portfólio. Como a capacidade do time variou com o tempo? Como as demandas variaram com o tempo? 

Existe relação de capacidade e composição dos membros do time? Existe relação de satisfação do cliente, lucratividade, com capacidade ou demanda? E por aí vai…

A partir destas mesmas métricas, é possível construir modelos de previsibilidade para estimar quando as demandas serão concluídas, e incluir estas informações em seus dashboards para compor uma visão unificada de portfólio.

E com um modelo de previsibilidade unificado para todas as demandas existentes e times, você pode simular cenários de decisões para otimizar o seu portfólio, ou resolver problemas de iniciativas específicas realocando seus recursos. O que ocorre se eu aumentar a capacidade deste time? E se eu diminuir o número de pessoas? Qual o impacto se eu aumentar? E se eu variar a demanda?

É desta forma que a visão unificada ataca o problema do paradoxo da autonomia, dando mais poder ao gestor para otimizar o portfólio.

Figura 3:E o final da história; usando capacidade e demanda para construir visões.

Visão unificada das atividades

Outra ferramenta que achamos de grande valor para um gestor de portfólio, é a capacidade de olhar para todas as atividades do seu portfólio, em um quadro kanban unificado.

Mas, como fazer isto, se cada time tem autonomia de definir o seu fluxo? Bom, de uma forma geral, todos os fluxos conseguem se “encaixar” em um quadro simples de To-Do, Doing e Done. Independente do processo específico de cada time, existe um estágio em que a funcionalidade ou demanda está a fazer (todo), existe um estágio em que ela está sendo executada (doing), e um estágio em que ela termina (done).

Na prática, o que acaba acontecendo é que os times usam a autonomia para definir os seus processos, mas a cultura organizacional também influencia, e muitos acabam tendo estágios comuns, ou check points. Por exemplo, na Objective, além dos testes automatizados, sempre temos um estágio de Quality Assurance, para pegar problemas que são difíceis de detectar em tempo de desenvolvimento. E ela é sempre após a fase de desenvolvimento.

Então, encontrar os estágios comuns a todos os times, e mapeá-los, dá ao gestor um quadro unificado de todas as atividades. E permite a ele detectar e corrigir gargalos que transcendem um único projeto. No nosso caso, pudemos observar gargalos no QA, que eram difíceis de observar olhando apenas para um projeto, mas ao unificarmos todos, ele se tornou óbvio! 

E a visão unificada dos projetos pode ser usada como um passo na direção de uma gestão de fluxo unificado, uma forma disruptiva de escalar times de desenvolvimento, que por definição elimina o paradoxo da autonomia. 

Atacando o paradoxo da autonomia no Sinccera

Aqui mostramos como os conceitos acima foram aplicados no Sinccera, gerando visões unificadas que conseguem atacar de forma efetiva o paradoxo da autonomia.

Demanda e capacidade no Sinccera

No Sinccera utilizamos o T-Shirt Sizing para mensurar o orçamento e prazo das demandas. De uma forma bem resumida, classificamos as demandas em termos de PP, P, M, G e GG. Do ponto de vista de múltiplos times, duas características fortaleceram o uso o T-Shirt Sizing no Sinccera:

  1. fácil aprendizado – não tivemos dificuldade em treinar os times para usar o T-Shirt sizing.
  2. uniformidade – times diferentes classificam a demanda com baixo desvio. 

Dois motivos para isto: 

  1. Não é uma medida diretamente vinculada a esforço ou prazo.
  2. É uma medida relativa focada na comparação entre itens avaliados (esse é maior que aquele que é menor do que esse)  e não em estimativas absolutas (essa história custa x pontos).

Outros motivos reforçaram o uso desta metodologia, que exploramos com mais profundidade no nosso artigo de previsibilidade.

Em resumo, de um lado temos o tamanho total do escopo a ser executado (backlog + doing) calculado com t-shirt size das demandas e do outro a capacidade definida pelo histórico de entrega do time usando as mesmas métricas. E é sobre estas duas métricas de capacidade e demandas que os modelos de previsibilidade do Sinccera são construídos. 

Combinando todas estas informações acima o Sinccera provê uma série de visões unificadas das demandas. 

Visão unificada do portfólio no Sinccera

No Sinccera, você agrupa as demandas em objetivos estratégicos, e definimos nossas expectativas de orçamento e prazo. E, a partir dos modelos preditivos do Sinccera, você pode verificar quais objetivos têm maior chance de atender ou quebrar expectativas.

O dashboard estratégico organiza esta informação, dando uma visão resumida de cada objetivo, destacando aqueles que possuem o maior desvio de planejamento. Esta visão é o primeiro passo para você conseguir equilibrar capacidade com demanda, otimizando a entrega do portfólio. Ela aumenta a sua eficácia, pois você pode focar o trabalho nos objetivos estratégicos com maior risco de quebrar as expectativas assumidas.

Entrando no detalhe de um objetivo estratégico, as visões são uniformes, por estarem usando a mesma definição de demanda e capacidade. Esta padronização aumenta a sua eficiência ao analisar cada um dos objetivos. Também garante um alinhamento maior com os gestores individuais de cada projeto, agora aumentando a eficiência do time.

E, a partir dos modelos de previsibilidade, você consegue simular diferentes cenários para resolver problemas específicos dos objetivos. Você pode desenhar hipóteses como renegociação de escopo e prazos, redistribuição de recursos e realinhar com os clientes as expectativas de uma forma científica, orientada por dados.

Ao realinhar com os clientes, você define o cenário de simulação como o novo plano, garantindo alinhamento com todos os envolvidos nos objetivos estratégicos.

Visão unificada das atividades no Sinccera

Você também consegue visualizar todas as suas atividades em um quadro kanban unificado no Sinccera, a partir do mapeamento que fazemos dos status das issues do Jira com os estágios do Sinccera. Com isto você passa a ter uma visão desta forma:

Uma particularidade do Sinccera: além de agruparmos as demandas em objetivos estratégicos, nós fazemos a quebra das entregas em outros 2 níveis: funcionalidades e atividades. De uma forma simples: A demanda é aquilo que entrega valor para o negócio, a Funcionalidade é aquilo que entrega valor para o software, e a atividade é aquilo que estamos atuando no dia-a-dia. 

Com esta quebra, fica claro para o desenvolvedor lá na ponta, ver como o trabalho dele está contribuindo para o software, qual o valor que está sendo gerado para a empresa, e dentro de qual objetivo estratégico ele está atuando. Como dissemos no início do artigo, times de alta performance precisam de autonomia, maestria e propósito, e esta quebra ajuda a alinhar o propósito.

Conclusão

Ao unificar a forma de mensurar o tamanho de uma demanda, você sacrifica uma parte pequena da autonomia dos times, e ganha em troca uma visão unificada do status de todas as demandas, abrindo  a possibilidade de criar modelos preditivos e simulação de cenários.

Com isto, o time ainda tem grande autonomia sobre o seu processo, possibilitando a otimização individual do seu resultado, ao mesmo tempo que criamos métricas e visões que permitem atuar na otimização global do portfólio.

E podemos ver no Sinccera estes conceitos traduzidos em funcionalidades, a partir de uma visão opinada sobre a forma de mensurar orçamento e prazo de uma demanda com T-Shirt Sizing. 

Para onde ir agora? Bom, o artigo de Previsibilidade explica com mais detalhes a escolha de T-Shirt Sizing, e também mostra como criar um modelo que vai aumentando a sua precisão, ao trabalhar com dados históricos. E o artigo de Fluxo Unificado aborda como esta metodologia aumenta significativamente a capacidade total dos seus times e a adaptabilidade a mudanças, atacando os problemas do paradoxo da autonomia sob outra perspectiva.

Insights do nosso time

Obtenha insights do nosso time de especialistas sobre metodologias de desenvolvimento de software, linguagens, tecnologia e muito mais para apoiar o seu time na operação e estratégia de negócio.